أهمية إجراء اجتماعات الأعمال غير الرسمية خارج منظمتك

تقليدياً، يعتبر مكان العمل بيئة رسمية. العديد من البدلات تتداول، وثائق للتحريك وعمل للقيام به. تتم صياغة المذكرات وإرسالها قبل عقد الاجتماعات، ويجب على الجميع الحضور في غرفة الاجتماعات أو أي مكان يتم فيه الاجتماع، مرتدين ملابس رسمية بالكامل ومستعدين للمؤتمر، مع أجهزة الكمبيوتر المحمولة في أيديهم.

ثم يتم عرض العرض التقديمي لـ PowerPoint، وتوضع الأجندات على الطاولة. كل من الأطراف المتواجدة يقدم أفكاره ومساهماته في الموضوع الذي يدرس. بعد الاجتماع، يتم توزيع المهام، ويعود الجميع إلى مكتبهم أو مساحة عملهم. إنها هيكلة رسمية جداً، جداً.

المشكلة، مع ذلك، تبقى أن هذه الاجتماعات يمكن أن تكون مملة، ونحن جميعًا نعرف (وبنحن، أعني أنت وأنا) أن التنوع هو بهار الحياة. يمكن أن تصبح مثل هذه الترتيبات بسرعة مملة وشيء لا تتطلع إليه. يصبح الأمر مملًا، وغالبًا ما يرغب المشاركون في الانتهاء منه في أقرب وقت ممكن.

ما الذي يمكن فعله لحل هذه المشكلة وإحياء الاجتماعات في مكان العمل؟ الجواب بسيط: عقد اللقاءات في إعداد غير رسمي خارج منظمة الأعمال. هناك العديد من الأسباب لذلك، وسنقوم بسردها (نعم، قلت نحن. أنت وأنا سنقوم بسردهم، لذا ضع قبعة التفكير الخاصة بك.)

أسباب تفوق الاجتماعات خارج المنظمة على الاجتماعات التي تعقد داخل جدران المنظمة.

1- يضيف الحياة إلى الحفلة

داخل جدران المنظمة، الأمور كالمعتاد، وقد تصبح الأمور قليلاً متوترة. كل الناس يحاولون أن يكونوا حذرين، حتى لا يرتكبوا أخطاء. بشكل عام، يجعل البيئة أكثر اختناقًا. ونتيجة لذلك، يمكن أن تصبح هذه الاجتماعات مملة. عندما يتم عقده خارج مكان العمل، مثلاً (في مقهى، على سبيل المثال)، يصبح أعضاء فريقك أقل توتراً. وبالتالي، يتخلون عن التوتر ويظهرون جانبهم المرح. يمكنهم بكل حرية أن يرووا النكات لأن البيئة هي بيئة حرية.

2- إنه يحفز الإبداع 

أفضل الأفكار تأتي أثناء الاستحمام. هذا حقيقة معروفة. لماذا هذا، ولكن؟ فكر في هذا قليلا.

قلت أنك يجب أن تفكر فيه. توقف وفكر في سبب ظهور أفضل أفكارك أثناء الاستحمام. نعم، توقف. لا تقرأ بعد الآن.

هل انتهيت من التفكير؟ حسنًا، ما رأيك في السبب؟ إذا كان جوابك أنك تشعر بالاسترخاء أكثر عندما تكون في الدش، فأنت على حق. تحدث نفس الشيء عندما تتقاعد لليل، في سريرك بسلام. تتدفق كل الأفكار.

بالاسترخاء العقلي، يمكنك خلق هذه الأجواء التي تلهم سلسلة من الأفكار. هذا ما تقوم به الأماكن غير الرسمية للقاء مثل المقاهي. هم يساعدونك على الاسترخاء وتحفيز عقلك على التفكير في حلول إبداعية للمشكلات التي تواجهها منظمتك. الآن تخيل أن تعيد خلق ذلك مع فريقك. سوف تكون لديك تسونامي من الأفكار، على الأقل أكثر مما ستكون لديك في بيئة عمل متوترة.

هناك العديد من الأمثلة على المنظمات الكبيرة التي استفادت من هذا. على سبيل المثال، قامت جوجل ببناء منظمتها لتعزيز حرية الأفكار. كيف؟ لقد أنشأوا العديد من مراكز الاسترخاء وجعلوها عمليًا بحيث يبدو العمل في Google كالعمل في مقهى.

قد لا تكون منظمتك كبيرة مثل Google، ولكنك بالتأكيد يمكنك الاستفادة من الكافيهات العامة حولك. على سبيل المثال، تم بناء Innovation Cafe للمساعدة في نقل الاجتماعات من غرف الاجتماعات إلى صالة الكافيه. تم تصميم غرفة اجتماعات الإطلاق، وغرفة التفكير في التصميم، وغيرها خصيصًا للمحترفين في مكان العمل والفرق. هو البديل المثالي لغرف الاجتماعات التقليدية.

3- يساعد في بناء علاقة جيدة مع عملائك وشركاء الأعمال

نعم. إجراء اجتماعات مع العملاء والشركاء التجاريين المحتملين في إعداد غير رسمي يمكن أن يساعد في إبرام الصفقة. اللوحات فوق كوب من القهوة في المقهى تحل محل الاجتماعات التي تعقد في غرف المجالس بشكل أساسي. بالطبع، لن تكون هناك عروض بوربوينت لدعم نقاطك، ولكن البائع الجيد لا يحتاج إلى عروض بوربوينت لبيع أفكاره لجمهوره.

عندما يستطيع العميل أن يأتي بزوجته معه لتناول فنجان من القهوة معك، يمكنك اعتبار الصفقة مغلقة تقريبًا بالفعل. يجب عليك تنفيذ الأرقام معهم وجعل قيمة التسليم تبدو منطقية. تم التأكد من عوامل التعرف والإعجاب والثقة، لذا البندول يتأرجح حقاً في اتجاهك. نعم، هذا مدى قوة كوب من القهوة مع العميل في مقهى عام.

هناك الكثير من الأسباب الأخرى التي تجعل عقد اجتماعات الأعمال خارج جدران المنظمة مفيدًا. قلت لك أننا سنقوم بالتفكير معًا، الآن دورك. ما هي المزايا الأخرى التي تعتقد أن عقد الاجتماعات التجارية غير الرسمية خارج المنظمة يجلبها؟

الآن أنت تعرف لماذا يجب نقل اجتماعاتك التجارية خارج جدران غرفة الاجتماعات والمكاتب الخاصة بك. السؤال هو أين هو الأفضل للقيام بذلك؟ حسنًا، كافيه الابتكار هو المكان المناسب لك. هناك العديد من الأسباب كما سبق وأن ذكرت أعلاه، ولكن في مقدمة القائمة هو أنه يوفر لك تلك الأجواء التي تحفز الإبداع. إنه المكان الأمثل بالنسبة لك ولفريقك.

تحقق من خياراتنا لـ غرفة الاجتماع الصغيرة أو غرفة الاجتماع الجماعي