أهمية عقد اجتماعات عمل غير رسمية خارج مؤسستك

تقليديا، مكان العمل هو إطار رسمي. هناك العديد من البدلات التي تدور حولها، والمستندات التي يجب خلطها والعمل الذي يجب القيام به. تتم صياغة المذكرات وإرسالها قبل عقد الاجتماعات، ويجب على الجميع الحضور إلى قاعة مجلس الإدارة أو في أي مكان يُعقد فيه الاجتماع، وهم يرتدون ملابس رسمية كاملة ومستعدين للمؤتمر، ومعهم أجهزة الكمبيوتر المحمولة الخاصة بهم.

ثم يتم طرح عرض PowerPoint التقديمي، ويتم وضع جداول الأعمال على الطاولة. يقدم كل طرف من الأطراف الحاضرة أفكاره ومساهماته في المسألة المطروحة. بعد الاجتماع، يتم تعيين المهام، ويعود الجميع إلى مقصورتهم أو مكتبهم. إنه هيكل رسمي للغاية.

مع ذلك، تظل المشكلة هي أن هذه الاجتماعات يمكن أن تكون رتيبة، ونحن جميعا نعلم (وأعني أنا وأنت) أن التنوع هو نكهة الحياة. مثل هذه الترتيبات يمكن أن تصبح كئيبة بسرعة وشيء لا تتطلع إليه. يصبح الأمر مملًا، وغالبًا ما يرغب المشاركون في الانتهاء منه في أسرع وقت ممكن. 

ما الذي يمكن فعله لحل هذه المشكلة وإضفاء الحيوية على اجتماعات مكان العمل؟ الجواب بسيط: اجعل اللوحات في مكان غير رسمي خارج منظمة الأعمال. هناك العديد من الأسباب لذلك، وسنقوم بإدراجها (نعم، لقد قلت ذلك. سنقوم أنا وأنت بإدراجها، لذا ارتدي قبعة التفكير الخاصة بك).

أسباب تفوق الاجتماعات خارج المنظمة على الاجتماعات المنعقدة داخل أسوار المنظمة.

1- إنه يضخ الحياة في الحزب

داخل أسوار المنظمة، تسير الأمور كالمعتاد، ويمكن أن تصبح الأمور متوترة بعض الشيء. يحاول الجميع توخي الحذر حتى لا يرتكبوا الأخطاء. بشكل عام، يجعل البيئة أكثر اختناقًا. ونتيجة لذلك، يمكن أن تصبح هذه الاجتماعات رتيبة. ولكن عندما تعقد اجتماعك خارج مكان العمل (في مقهى، على سبيل المثال)، يصبح أعضاء فريقك أقل توتراً. وبالتالي، فإنهم يخففون ويبرزون جانبهم الممتع. يمكنهم إلقاء النكات بحرية لأن البيئة هي بيئة حرية.

2- أنه يحفز الإبداع 

أفضل الأفكار تأتي في الحمام. وهذه حقيقة معروفة. لماذا هذا؟ تأمل هذا قليلا.

قلت أنه يجب عليك التفكير في الأمر. توقف وفكر في السبب وراء ظهور أفضل أفكارك أثناء الاستحمام. نعم توقف. لا تقرأ بعد.

هل انتهيت من التفكير؟ طيب ما هو السبب برأيك؟ إذا أجبت بأنك تكون أكثر استرخاءً عندما تكون في الحمام، فأنت على حق. ويحدث نفس الشيء عندما تتقاعد ليلاً، مستريحًا في سريرك. كل الأفكار تتدفق.

من خلال استرخاء العقل، يمكنك خلق هذا الجو الذي يلهم سلسلة من الأفكار. هذا ما تفعله أماكن الاجتماعات غير الرسمية مثل المقاهي. إنها تساعدك على الاسترخاء وتحفز عقلك على التفكير في حلول إبداعية للمشاكل التي تواجهها مؤسستك. تخيل الآن إعادة إنشاء ذلك مع فريقك. سيكون لديك تسونامي من الأفكار، على الأقل أكثر مما سيكون لديك في بيئة عمل متوترة.

هناك العديد من الأمثلة على المنظمات الكبيرة التي استفادت من هذا. على سبيل المثال، قامت جوجل ببناء مؤسستها لتعزيز حرية الأفكار. كيف؟ لقد أنشأوا العديد من مراكز الاسترخاء وصنعوها عمليًا بحيث يبدو العمل في Google مثل العمل في مقهى. 

قد لا تكون مؤسستك كبيرة مثل Google، ولكن يمكنك بالتأكيد الاستفادة من المقاهي العامة من حولك. على سبيل المثال، تم إنشاء Innovation Cafe للمساعدة في نقل الاجتماعات من قاعات مجالس الإدارة إلى صالة المقهى. تم تصميم غرفة اجتماعات الإطلاق وغرفة التفكير التصميمي وغيرها خصيصًا للمحترفين والفرق في مكان العمل. إنه البديل الأمثل لقاعات الاجتماعات التقليدية.

3-يساعد على بناء علاقة مع عملائك وشركاء العمل

نعم. إن عقد اجتماعات مع العملاء وشركاء الأعمال المحتملين في إطار غير رسمي يمكن أن يساعد في إبرام الصفقة. تحل الجلسات النقاشية حول فنجان من القهوة في المقهى بشكل أساسي محل الاجتماعات التي تُعقد في غرف مجالس الإدارة. بالطبع، لن تكون هناك عروض PowerPoint التقديمية لدعم نقاطك، لكن البائع الجيد لا يحتاج إلى عروض PowerPoint التقديمية لبيع أفكاره لجمهوره. 

عندما يتمكن العميل من إحضار زوجته معه لتناول فنجان من القهوة معك، يمكنك اعتبار الصفقة شبه مغلقة بالفعل. يجب عليك تشغيل الأرقام معهم وجعل القيمة القابلة للتسليم منطقية. لقد تم وضع علامة على عامل المعرفة والإعجاب والثقة، وبالتالي فإن البندول يتأرجح حرفيًا في اتجاهك. نعم، هذا هو مدى تأثير فنجان قهوة مع عميل في مقهى عام. 

هناك الكثير من الأسباب الأخرى التي تجعل عقد اجتماعات العمل خارج أسوار المنظمة أمرًا مفيدًا. لقد أخبرتك أننا سنفكر معًا، والآن حان دورك. ما هي الميزة الأخرى التي تعتقد أن عقد اجتماعات عمل غير رسمية خارج المنظمة يجلبها؟

الآن أنت تعرف لماذا يجب عليك نقل اجتماعات عملك خارج جدران قاعة اجتماعات مجلس الإدارة والمكاتب الخاصة بك. السؤال هو أين الأفضل للقيام بذلك؟ مقهى Well Innovation هو المكان المناسب لك. هناك العديد من الأسباب التي ذكرتها أعلاه، ولكن على رأس القائمة أنه يمنحك ذلك الجو الذي يحفز الإبداع. إنه المكان الأفضل على الإطلاق لك ولفريقك.

تحقق من خياراتنا لـ اجتماع صغير غرفة أو اجتماع فريق غرفة